2、开门见山，直奔主题 。 无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论 。
3、一文一函，简洁明了 。
4、语言要规范得体，并体现函的用语特色 。 发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善 。 切忌使用生硬、命令性的语言 。 复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定 。
个人催款告知函怎么写 催款告知函
_________(对方公司名称)：
贵公司自___年__月__日至___年__月__日止尚欠我公司货款共___元，根据贵我双方所签署的合同(或约定)，贵公司应在___年__月__日付清该款 。 现贵公司已逾期__天仍未支付，严重影响了我公司的资金周转和生产安排 。
请贵公司收到此通知书后__天内将上述逾期未付的货款汇付我公司帐户(户名：______;开户行：______;帐号：______) 。 否则，本公司将循法律途径或委托相关追收人员上门催收解决，届时可能造成贵公司不良影响并将有损贵公司诚信形象 。
故特此通知
______公司(印章)
______年___月___日
催款告知函
xxx(对方名称);
现就贵方未及时支付我货款(未按时偿还欠款)一事向贵方致函如下：
xx年x月x日，贵方与我(或"经协商达成口头协议")签订了《xxxx合同》 。 双方约定,贵方应于货到就付30%的货款(贵方应于xxxx年x月x日偿还欠款xx元) 。 xx年x月xx日，我依约将货物交给了贵司，然而贵方却并未能按约定及时支付货款,现共欠货款xx元(然而贵方却并未能按约定及时还款,现共欠款xx元) 。
本人认为，双方既已有约在先，当全力守信方能长期友好合作，故特致函请贵方于xx年x月x日前将所欠款项支付我.
此致
敬礼
xxx 年月日
催款告知函
借款人___________ 担保人__________
借款人于_____年____月____日与本公司签订编号__________的借款合同，借款金额(大写)：人民币________ 。 担保人于_____年____月____日签订编号__________的《______合同》，为借款合同项下债务提供担保 。
截至_____年____月____日，借款人尚有本金(大写)：人民币________，利息________，罚息________，逾期_____日未归还 。 本公司将根据借款合同中相应规定，按合同约定利率上浮_____收取逾期罚息 。 请借款人积极筹措资金，尽快归还 。
特此通知 。
贷款人：
_____年____月____日
借款人：________ 担保人： ________
经办人 ：________ 经办人：________
_____年____月____日 _____年____月____日
此通知由借款人、担保人签收后，借、贷、担保人各留存一份 。
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