不论是公私事务， 行文均应简明扼要 。 当然， 一般书信因人因事不同， 可繁可简， 不必强求；但办理公务的书信则必须简明扼要， 以内容表达得清楚、准确、明白为本 。 在公务书信中不可描写、抒情， 不能太过铺张、客套寒暄 。
3、忌用红笔
按照传统习惯， 用红笔表示与人绝交 。 另外， 也不能用铅笔或色彩艳丽的水彩笔写， 铅笔易磨损而模糊， 表示对人的随便、不重视；水彩笔欠庄重 。 应用黑蓝色墨水的钢笔或圆珠笔书写最得体 。
4、慎用“附言”
尤其对上级或其他尊者， 附言补上遗漏的事项， 易使人产生写信者办事欠仔细、考虑欠周全的感觉 。 所以， 如信文不长， 不妨重写一遍， 以免给人不好的印象 。 对亲朋好友使用“附言”则无关系 。
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